Für Unternehmen in Deutschland
E-Rechnung erstellen, automatisch aus deinen Daten: als ZUGFeRD oder XRechnung
Aus Airtable, Google Sheets, deinem Make-, Zapier- oder n8n-Flow oder per KI, mit deiner eigenen Vorlage. Ohne Tool-Wechsel: Jede E-Rechnung wird vor dem Versand gegen die offiziellen Regeln geprüft.
In jedem bezahlten Plan enthalten.
Rechnungen: RE-2026-0142- Kunde
- Muster Gartenbau GmbH
- Rechnungsdatum
- 12.10.2026
- Leistungsdatum
- 30.09.2026
- Positionen
- 3 verknüpft
- Status
- Rechnung senden
- XML in der PDF enthalten
- Geprüft vor dem Versand
- Zurück im Datensatz
In 85 Sekunden erklärt
E-Rechnung Pflicht: was 2025, 2027 und 2028 gilt
Zwischen Unternehmen in Deutschland ersetzt die E-Rechnung die einfache PDF-Rechnung. Eine PDF oder Papier gilt dann nicht mehr als Rechnung.
Empfangen
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
Senden ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen an andere Unternehmen E-Rechnungen senden.
Senden für fast alle
Dann gilt das für fast alle Unternehmen. Ausnahmen gibt es zum Beispiel für Kleinunternehmer.
Kläre deinen eigenen Fall mit deiner Steuerberatung. Wir sorgen für ein gültiges E-Rechnungsformat.
Vier Wege zur E-Rechnung
Wähl den Weg, auf dem deine Rechnungen heute schon entstehen. Die E-Rechnung kommt dazu, ohne Tool-Wechsel.
Per ChatGPT & Claude
ChatGPT oder Claude schreibt die Rechnung, DocsAutomator macht sie gültig. Über den MCP-Server, direkt aus dem Chat.
E-Rechnung per KI
In Make, Zapier & n8n
Tausche den PDF-Schritt in deinem Flow gegen eine E-Rechnung. Alle anderen Schritte bleiben, wie sie sind.
E-Rechnung im Flow
Aus deinen Apps & Tabellen
Direkt aus allen nativen Integrationen zur E-Rechnung: Airtable, Google Sheets, Notion, Google Forms, Glide, Softr, SmartSuite, Noloco und ClickUp. Ohne Flow dazwischen, dein Google-Docs-Template bleibt das Layout.
E-Rechnung aus deiner App
Per API
ZUGFeRD und XRechnung per API-Call, für SaaS und eigene Apps. JSON rein, geprüfte E-Rechnung raus.
E-Rechnung per APIZUGFeRD oder XRechnung: welches Format brauchst du?
Du wählst das Format pro Automation. Beides ist ein gültiges E-Rechnungsformat nach EN 16931.
ZUGFeRD
StandardEine PDF-Datei mit den Rechnungsdaten als XML darin. Dein Kunde sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten aus.
- Profil EN 16931, auch bekannt als Factur-X, als PDF/A-3
- Eine Datei, die dort landet, wo heute deine PDF landet
- Für Rechnungen an Unternehmen
XRechnung 3.0
Eine XML-Datei für öffentliche Auftraggeber und für Unternehmen, die XRechnung verlangen. Eine PDF zum Lesen kann zusätzlich mitgehen.
- Mit Leitweg-ID oder Käuferreferenz
- Die XML landet in einem eigenen Feld, im selben Drive-Ordner und als zweiter E-Mail-Anhang
- Für Behörden und öffentliche Auftraggeber
So erstellst du E-Rechnungen aus deinen Daten
Einmal pro Arbeitsbereich und einmal pro Automation. Danach entsteht jede Rechnung als E-Rechnung.
- 1
Add-on einschalten
Unter Einstellungen, Add-ons schaltest du E-Rechnung ein. Ohne den Schalter ändert sich nichts.
- 2
Firmendaten einmal eintragen
Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Kontakt und IBAN. Jede Automation nutzt sie.
- 3
Felder zuordnen
Kunde, Rechnungsnummer und Datum kommen aus deinen Feldern. Wir schlagen passende Felder vor, die meisten sind schon ausgefüllt.
- 4
Wie gewohnt erstellen
Deine Automation läuft wie bisher. Die geprüfte E-Rechnung geht in dein Anhangsfeld, nach Google Drive oder per E-Mail.
Nutze deine bestehende Google Docs- oder Word-Vorlage
Gestalte die Rechnung, wie du es gewohnt bist. DocsAutomator füllt deine Vorlage mit den Daten und macht daraus die E-Rechnung.
- Logo, Schriften, Farben und Texte bleiben genau so, wie du sie angelegt hast.
- Platzhalter wie {{kunde_name}} zeigen, wo deine Daten hinkommen.
- Positionen füllen eine Tabelle mit so vielen Zeilen wie nötig.
- Eine bestehende Vorlage nutzt du weiter. Du baust nichts neu.
Arbeite mit den Tools, die du heute schon nutzt:
Was die E-Rechnung abdeckt
Rechnungsarten
- Rechnungen und Gutschriften
- Euro
- Regelsatz, ermäßigter Satz und 0 %
- Reverse Charge im Inland und in der EU
- Innergemeinschaftliche Lieferung
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Vorlagen und Daten
- Deine Vorlage aus Google Docs, Word oder PDF
- Daten aus Airtable, Google Sheets, Glide, Noloco, Softr, Notion, SmartSuite, ClickUp, Google Forms oder der API
- Auch über Zapier, Make und n8n
- Per KI-Agent über den MCP-Server, zum Beispiel aus Claude oder ChatGPT
- Positionen aus deinen verknüpften Datensätzen oder Zeilen
Ablage und Versand
- Anhangsfeld oder Spalte im Datensatz
- Google Drive
- E-Mail, bei XRechnung mit beiden Dateien
- Webhook und API-Antwort
Keine ungültige E-Rechnung verlässt das System
Vor dem Versand prüfen wir jede E-Rechnung mit den offiziellen Prüfwerkzeugen. Schlägt eine Prüfung fehl, wird nichts erstellt und nichts versendet.
- XRechnung wird mit dem KoSIT-Validator geprüft, ZUGFeRD mit Mustang.
- Wir rechnen Zeilen, Steuerbeträge und Gesamtsumme aus den Positionen nach. Weicht deine Summe um mehr als 1 Cent ab, wird die Rechnung angehalten.
- Einheiten und Steuerkategorien wählst du aus einer Liste mit Klartext-Namen, nicht als freien Code.
E-invoice not created: Leitweg-ID or buyer reference is empty. XRechnung requires it.
Bewahre jede E-Rechnung 8 Jahre in der Originaldatei auf.
Warum ein PDF nicht reicht
Ein fertiges PDF wird nachträglich nicht zur E-Rechnung: Die Buchhaltungssoftware deines Kunden braucht die Rechnungsdaten strukturiert, als XML. Diese Daten stecken aber schon in deiner Tabelle, deinem Flow oder deinem Chat. Deshalb setzt DocsAutomator an der Datenquelle an und erstellt aus denselben Daten die PDF und die XML.
Fragen zur E-Rechnung
Du schreibst auch Rechnungen in der Schweiz? Dann bekommt jede Rechnung auf Wunsch den QR-Einzahlungsschein. QR-Rechnung erstellen
Deine nächste Rechnung als E-Rechnung
Teste es mit deiner eigenen Vorlage, oder lass unser Team alles einrichten.
In jedem bezahlten Plan enthalten.